把这张图打印出来,下次做 PPT 时对照检查!

原创 2020-07-30 14:57 
把这张图打印出来,下次做 PPT 时对照检查! ART 第1张

今天,我想系统地聊一下演示设计。

如果你在意所谓的「干货」,那可以直接收藏下面这张图:

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当然,如果想要理解每一部分究竟是怎么回事,建议阅读全文。

内容很长,一共 3000 多字,是一套系统性思考。

引言

很多人说想学 PPT ,核心诉求是学习 PPT 技能,也就是操作。这无可厚非,毕竟 PowerPoint 是一个软件,软件的门槛便是操作。

而这其实也是最容易的部分:随便买一本书,照着里面的内容练习一遍,基本可以掌握得七七八八。即使很多东西记不住,大概知道功能叫什么,日后上网一查大概就能解决。

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↑ PPT 的「帮助」里就有很多具体的操作指引

只要能马上搜索到答案的,都不会是大问题。

那大问题是什么?

大问题是它的前因后果。

就像我们要理解自己现在为什么迷茫。

如果就迷茫谈迷茫,那只能更迷茫。

要真正解决这个问题,必须回溯自己的过往,找到一路的轨迹,然后发现自己为什么成为现在的自己的动因,继而便了解清楚导致迷茫的核心关键点。

PPT 也是如此。

对大多数人来说:PPT 是用来演示辅助的。

这是它存在的价值——很像废话对吧?但是,这句话的信息量其实有很多。

01 PPT 是用来演示辅助,但演示辅助并非只有 PPT 。

这里有两个观点:

  1. 任何工具存在的价值,都是用来解决问题的。
  2. 解决问题的,永远不只有一个工具。如果觉得没有,那是因为还没有找到。
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↑ 手绘图

其实如果接触多了,你会发现,还有很多工具可以辅助演示,比如思维导图、手绘、视频,甚至只是几张纸。

它们提供的都是线索,帮助演示者传递信息。

02 PPT 只是辅助,重要的是背后的内容。

很多人会沉醉于 PPT 设计上,喜欢去研究最炫酷的效果。如果你的场景是发布会、晚会,那无可厚非。但是,如果是汇报、演讲,那很容易就本末倒置。

因为听众过来的目的,不是为了看那几个动画,而是看动画里面的内容。如果内容不行,那就只是浪费他人的时间。

03 既然是演示辅助,那么时间就应该更多花在演示设计上。

这句话看起来很绕对吧。

PPT 设计只是演示设计中的一环。它做得好肯定会带来整体效果的提升,但整体效果的提升不只是关于它。

还有哪些呢?

1. 你的表达

是的,PPT 再好,你说得语无伦次,逻辑不通,那也只是徒劳。

2. 你的架构

这背后就是体验设计的内容。它又要分两个场景:

  1. 如果是工作汇报,那么亮明观点、继而阐述内容的「金字塔结构」,是最稳妥的架构。
  2. 如果是公众演讲,那么就需要考虑:故事引入、观点亮出、举例论证、情绪高潮和引起思考。

3. 你的技巧

在传递信息时,不同的技巧可以带来不同的体验。比如金句,让人醍醐灌顶;比如幽默,让人意外惊喜。

理解了以上内容后,我们重新来看演示设计,便会有一个不同的视角。

也基于此,我们可以重新分配一次演示设计的时间安排。

演示设计全流程

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如果看了上图,你便可以看出,PPT 设计(美化)这件事,其实只占全流程中不到 30% 的时间。更多的,则是内容生产和逻辑梳理。

好了,我们一步步来。

第一步:准备初稿

永远不要想着一开始就打开 PowerPoint ,一鼓作气,一步到位,这不现实。

现实是,先明确演示目标。

01 明确演示目标

先问三个问题:

1.听众(汇报对象)是谁?

这解决的是整体风格问题。

  • 如果是领导,那最好是严肃认真;
  • 如果是新员工,那可以考虑活泼有趣;
  • 如果是同级,那最好多点干货、不要来虚的。

2.我要传递什么信息?核心信息是什么?

这解决的是主题问题。在大多数场景下,他人能留下的信息就那么三四点,所以我们需要明确重点。最关键的篇幅大一点,其次的点到即止即可。

3.这个汇报在什么场景下展示?是演讲场景还是工作汇报场景?

这解决的是逻辑问题。

  • 如果是演讲,那就要考虑「矛盾导入」「发现问题」「分析问题」「解决问题」的逻辑。
  • 如果是工作汇报,那就要考虑「结论先行」「论据补充」的「金字塔逻辑」。

把这三个问题想清楚后,整个演示设计的「风格」「逻辑」「重点」都十分清晰了。接下来,我们便需要整理思路。

02 整理思路

在这个阶段,我们可以从两个维度来展开:

  • 过往案例。例如年度工作汇报,前几年肯定也做过,那找到它们,作为参考。
  • 其他企业案例。要实现差异化,肯定不能照搬去年的,那可以看看其他企业的相关案例,取其精华,作为输入。

除此之外,还可以考虑跟领导沟通,和同事头脑风暴。

03 确定大致提纲

有了大概的思路后,可以考虑把提纲画好,并明确清楚哪些素材有了,哪些素材还欠缺。

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利用「幕布」完成提纲

04 准备数据、案例和知识

基于提纲,补充相应的数据、案例和知识。

数据和案例好理解,这个「知识」又是什么?

对于大多数汇报,我们都习惯于有一说一——但是,总感觉缺乏高度。

这时候,可以考虑找到一些相关领域的专业知识,用它来提纲挈领,整体便有了高度。

例如,在做一个策划的复盘分享时,如果只是把流程重述,大家会觉得「也就那样呗」。这时候可以考虑用「认知升级」「体验升级」来贯穿始终,这便有了体系感。

05 准备「粗版」幻灯片/讲稿

到这一步,才正式开始准备演示材料了。但也谨记!千万不要抱着「完美」的态度来行动,直接把既有的材料先丢进去即可,不难看出即可。

这有两个原因:

之后大改的可能性存在。

避免纠结在某页的美化上,拖延了进度。

第二步 :沟通并修正

有了大致的内容后,这时候便可以去与领导(同事)沟通了。

为什么现在才沟通?

因为带着方案去,比空手去会更尊重他人(也更有效率)。毕竟空对空的时候,就是让领导做问答题,对方压力大,也很难有耐心。

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带着方案去找领导沟通

类似的就像点菜。你问朋友想吃什么,对方肯定是「随便啦」「额……」。但如果拿着一个菜单问他怎么样,他马上就会说「要不来个辣菜?」「这个最近吃不了」。

在沟通前,自己也要适当审查三个方面的内容:

  1. 有没有敏感信息?比如不太适合分享的机密。
  2. 有没有不合适的内容?比如比喻用得不恰当。
  3. 核心目标是否清晰?比如非重点内容占比过大。

也正是因为此时的修改可能性大,所以第一步的「初稿」环节要尽量快,不要纠结。

沟通完成后,马上进行修改。

第三步 :校稿和美化

当内容层面没有大问题后,这时候就可以考虑校稿和美化了。

校稿最好交给另一位同事来做,因为自己写的东西,很难看出问题。

美化的话,有两个小建议:

第一,封面和开头几页一定要美!

人有一种「聚光灯效应」,一旦觉得你不错后,之后会不断验证你的不错;反之,则会找更多你不行的理由。所以,开头一定要让人觉得不错。

第二,重点内容要美!

这个好说,毕竟是要传递的核心信息。而且,这也是听众最容易拍照留存的部分。

第四步:展示准备

演示文稿设计好后,并不意味着演示设计做好了。接下来还有一系列工作要完成:

1.设计包袱

这点主要针对的是演讲。毕竟演讲场合观众的「愉悦诉求」占比更高,我们需要设计体验感。

一般来说,可以考虑:

  • 互动:比如有的部分先抛出问题,随机抽取一位前排观众回答;或者给出选择题,让大家举手回答(同意的请举手)。
  • 视频:如果有相关的视频,请一定要用!特别是放在演讲中途。它有两个好处:其一是吸引注意力,其二是给自己整理思路和节奏的空间。
  • 幽默:设计一些出其不意的梗,让大家的神经舒张。

2.排练三次。

这是个人给自己的要求。任何演示或汇报,提前都要准备三次:

  • 第一次是看着完整材料准备,主要是熟悉全部内容。
  • 第二次是看着框架准备,保证大体脉络清晰。
  • 第三次是临场前准备(什么都不看),主要是让自己安心。

3.打印文稿

同时打印两份:摘要版和完整版。

摘要版可以是思维导图,也可以是目录。拿着它,无论出现什么问题,都心中有数(后面还有多少)。

有人可能会说,电脑上有演示者模式啊!但是,有的电脑真的还放不出来。

完整版则是为了给他人,比如领导。

4.提前准备

最后就是尽量提前到达演示场地:

  • 拷贝文件
  • 测试设备
  • 现场走位

现场走位很有必要,特别是演讲。大概知道什么时候站在舞台中央鞠躬,哪里不会被投影的光闪瞎双眼。

你看,这就是全流程,PPT 设计只是其中一环,更多的是逻辑梳理、素材整理、技巧设计和开场准备。

我是小结

小结都在这张图里:

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最后,我想回归到最初的问题:很多人说想学 PPT ,那学习的到底应该是什么?

  1. PPT 的技能肯定是基础,但不是全部。
  2. 逻辑思维能力很重要,它决定了内容的排布。
  3. 讲故事的能力也需要,因为它决定了愉悦程度。
  4. 沟通能力必须要有,因为大多数 PPT 都需要与领导确认、与同事合作。
  5. 项目管理的意识要有,几个时间节点必须把控到,例如「初稿完成」「领导确认」。

这看起来会有点头大对吧?但是,难走的路,才能走出竞争力

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